אם יש לכם עסק, ולא משנה באיזה תחום, חובה עליכם לנהל ספרי חשבונות, כפי שקובעות תקנות מס הכנסה. ניהול ספרים חשוב שייעשה בצורה הנכונה, תוך התייחסות לכל הפרמטרים הנדרשים. במידה ואיננו נעשה כך, הדבר עשוי לגרור קנסות כבדים ואף פסילת ספרי החשבונות של העסק. ניתן לקבל אישור ניהול ספרים באתר רשות המיסים על ידי הקלקה של מספר נתונים. האישור ניתן בתוך שניות ספורות והוא משמש כהוכחה על ניהול ספרים כנדרש.
שיטות שונות לניהול ספרים
אישור על ניהול ספרים ניתן, כאמור, לעסקים המנהלים את חשבונותיהם כפי שדורש החוק. קיימות מספר שיטות לניהול ספרים שעליהן מקבלים אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור. השיטה הראשונה היא השיטה החד צדדית. מי שבוחר בשיטה זו רושם בספרי החשבונות אך ורק את הכנסותיו והוצאותיו של העסק. שיטה זו נחשבת לשיטה פשוטה וקלה מאד שכן איננה מצריכה התעמקות מיוחדת, אלא תיעוד של שני פרמטרים בלבד. למרות היתרון שבכך, יש גם חסרון לשיטה – היא איננה מספקת, לא עבור העסק עצמו ולא עבור רואה החשבון המנהל את ספריו, תמונה מלאה באשר למצבו של העסק ואף באשר לרווחים שלו. ניהול ספרים וגם אישור ניהול ספרים מס הכנסה הניתן על פי שיטה זו, מתאים בעיקר לעסקים קטנים שמחזור המכירות שלהם נמוך יחסית.
ניהול ספרים במשרד רואה חשבון במרכז השרון — 09-9583741
שיטת חשבונות אחרת היא השיטה הדו צדדית, או כפי שמכנים אותה "הנהלת חשבונות כפולה". בשיטה זו מתעדים בספרי החשבונות של העסק פרטים נוספים מלבד הוצאות והכנסות, כמו: מצב חשבון הבנק, יתרות חוב של לקוחות, חיובים לספקים ועוד. ניהול ספרים באופן זה נעשה בעזרת רואה חשבון, ולא ניתן לעשות אותו באופן עצמאי. מדובר בשיטת ניהול ספרים מורכבת יותר, המצריכה התייחסות לפרמטרים רבים. שיטה זו מתאימה לעסקים או לחברות עם מחזור מכירות גדול.
אילו מסמכים מתועדים בספר החשבונות?
ניהול ספרים כולל כאמור תיעוד של מסמכים שונים, המעידים על התנהלותו הכספית של העסק. הקבלות, שמתעדות את קבלת התשלום על השירות שניתן או על המוצר שנמכר, הן אחד המסמכים החשובים ביותר ואי תיעודן או רישומן בספר החשבונות יכול להביא לפסילתו. חשבוניות עסקה הן מסמך נוסף, הנדרש בתיעוד והן אלו המעידות על החיוב שנדרש מהלקוח, כלומר הסכום שעליו לשלם בתמורה לשירות או למוצר שרכש. חשבוניות מס, שמוציא אך ורק עוסק מורשה, כוללות גם את המע"מ שעל בעל העסק לשלם ויש לציין עליהן מספר פרטים לרוב, כמו מספר הזמנה, מספר תעודת משלוח ועוד. חשבוניות המס הן מסמך חשוב במיוחד, שכן חשבונית המס היא זו המעידה על רמת ההכנסה של בעל העסק והקובעת את גובה המס שעליו להעביר. מעבר לכך, ישנם מסמכים המתועדים אף הם, מסמכים הקשורים להתנהלותו הכספית של העסק עצמו, התנהלות שוטפת לאורך כל שנת המס. חשוב לשמור את המסמכים השונים במשך מספר שנים וכך גם את ספרי החשבונות למקרה של ביקורת.
קבלת אישור ניהול ספרים
כדי לקבל אישור ניהול ספרים מס הכנסה, יש להיכנס לאתר רשות המיסים. באתר ניתן להוריד אישורים בנושאים שונים, לרבות אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור. האישור הרלוונטי נמצא תחת קטגוריות "אישורים" שבה מופיעות מספר אפשרויות. דרך אחרת היא באמצעות רואה החשבון, שיכול הוא עצמו לפנות לרשויות המס ולבקש עבור העסק את האישור הנדרש. אישור ניהול ספרים נדרש פעמים רבות מעסקים שונים על ידי גורמים שונים, שאיתם הם מנהלים עסקים. לרוב יידרש האישור הזה יחד עם אישור ניכוי מס במקור, המציין את גובה המס שעל הלקוח, מקבל התמורה, לקזז מהתשלום המועבר לעסק.
